Le détail de ce que VILEVO fait de vos données, et de ce qu'il n'en fait pas.
Dernière mise à jour : 13 octobre 2026
En résumé : VILEVO respecte votre vie privée. Nous collectons uniquement les données nécessaires au fonctionnement du service. Vos données sont hébergées dans l'Union européenne, isolées des autres clients, et vous gardez le contrôle total à tout moment. Si vous connectez votre messagerie — Gmail ou toute autre —, VILEVO lit l'adresse et la date des messages reçus et, pour les seuls messages envoyés depuis une adresse enregistrée sur une fiche client, leur objet et leur texte, afin de les afficher dans la fiche. Vous pouvez désactiver cet affichage à tout moment. Aucun autre message n'est ouvert. Le mot de passe éventuellement nécessaire est chiffré et n'est jamais réaffiché.
VILEVO est un logiciel de gestion en ligne destiné aux artisans et aux petites entreprises du bâtiment et des services (solaire, rénovation, etc.).
Responsable du traitement :
Nous n'avons pas désigné de Délégué à la Protection des Données (DPO), cette obligation ne s'appliquant pas à notre structure. Pour toute question relative aux données personnelles, contactez-nous à l'adresse ci-dessus.
Les paiements sont traités directement par Stripe. Nous ne stockons jamais vos coordonnées bancaires. Stripe est certifié PCI DSS niveau 1.
Si — et seulement si — vous activez les rappels de rendez-vous depuis Paramètres → Notifications, votre navigateur crée un abonnement que nous conservons. Il contient :
Aucun numéro de téléphone n'est demandé ni collecté, et aucun SMS n'est envoyé. L'adresse d'abonnement ne permet pas de vous identifier, ne fonctionne que pour VILEVO, et cesse d'être valable dès que vous désactivez les notifications ou changez d'appareil.
Nous conservons également la liste des rappels déjà envoyés — une référence d'événement et une date — pour ne pas vous notifier deux fois du même rendez-vous.
Vous coupez tout à tout moment depuis Paramètres → Notifications → Désactiver, ou depuis les réglages de votre navigateur. L'abonnement est alors désactivé chez nous.
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fourniture du service (compte, clients, documents) | Exécution du contrat |
| Facturation et paiement | Obligation légale (comptabilité) + contrat |
| Scoring IA et suggestions de relance | Intérêt légitime (productivité) |
| Sécurité, prévention de la fraude, logs | Intérêt légitime (sécurité) |
| Communications de service (notifications importantes) | Exécution du contrat |
| Détection des réponses clients via la boîte mail connectée (facultatif — voir § 5) | Consentement, révocable à tout moment |
| Affichage du texte des réponses de vos clients (actif à la connexion de la boîte, désactivable — voir § 5) | Exécution du contrat ; pour les données de vos clients, VILEVO agit sur vos instructions (sous-traitance, article 15 des CGV) |
| Rappels de rendez-vous sur votre appareil (facultatif — voir § 2) | Consentement, révocable à tout moment |
| Conservation du mot de passe de messagerie, pour les boîtes connectées en IMAP (facultatif — voir § 5.2) | Consentement, révocable à tout moment |
Nous travaillons avec un nombre limité de sous-traitants techniques, tous engagés contractuellement à respecter le RGPD :
| Sous-traitant | Service | Localisation |
|---|---|---|
| Supabase | Hébergement base de données et authentification | UE |
| Stripe | Traitement des paiements | UE/USA (clauses contractuelles types) |
| Netlify | Hébergement du site web | USA (clauses CCT) |
| Render | Hébergement des automatisations backend | USA (clauses CCT) |
| Anthropic | API Claude pour les fonctionnalités d'IA | USA (clauses CCT) |
| Brevo | Envoi des emails transactionnels | UE |
| Universign (Namirial) | Signature électronique des devis — prestataire de services de confiance qualifié | UE |
| Google (Gmail API) | Lecture des expéditeurs pour la détection des réponses — sur autorisation explicite | USA (clauses CCT) |
| Google, Apple ou Mozilla (service de push du navigateur) | Acheminement des rappels de rendez-vous jusqu'à votre appareil, si vous les activez — le contenu du rappel leur est chiffré | USA / UE selon le navigateur |
Nous ne vendons jamais vos données et ne les partageons pas à des fins publicitaires.
Cette section ne concerne que les utilisateurs qui choisissent de connecter leur messagerie à VILEVO. La fonctionnalité est facultative : VILEVO fonctionne intégralement sans elle, et aucun message n'est lu tant que vous ne l'avez pas autorisé.
Deux modes de connexion existent, selon votre messagerie :
VILEVO propose des relances commerciales. Relancer un client qui vous a déjà répondu vous fait passer pour un automate. VILEVO a donc besoin de savoir qui vous a écrit, afin de retirer sa relance. C'est la première finalité de cet accès. Les deux autres : afficher dans la fiche le texte de la réponse de votre client (voir ci-dessous), ce que vous pouvez désactiver, et envoyer vos devis et relances depuis votre propre adresse (voir « Ce que VILEVO envoie depuis votre adresse »).
VILEVO demande à Google une seule autorisation :
gmail.send — pour envoyer vos devis, factures et relances
depuis votre propre adresse.gmail.send ne permet que d'envoyer. Elle ne donne accès ni à
la lecture de vos messages, ni à vos brouillons, ni à vos contacts, ni aux réglages de votre
compte. Nous ne demandons délibérément ni gmail.modify, ni
gmail.readonly, ni gmail.metadata : aucune autorisation de
lecture n'est demandée à Google.
VILEVO ne lit donc aucun message dans votre boîte Gmail par cette voie. Si vous souhaitez que VILEVO détecte les réponses de vos clients, cela passe par une connexion IMAP que vous établissez vous-même avec un mot de passe d'application — voir § 5.2. Vous pouvez parfaitement utiliser l'envoi sans jamais autoriser la lecture : ce sont deux décisions séparées, et la seconde est facultative.
Quand vous choisissez la lecture (par IMAP, § 5.2), VILEVO lit uniquement, et pour les seuls messages présents dans votre boîte de réception :
Hors les réponses de vos clients décrites ci-dessous, VILEVO ne demande, ne reçoit et ne conserve :
Lecture des réponses de vos clients — activée à la connexion, désactivable. Dès que vous connectez une boîte en IMAP, VILEVO affiche dans vos fiches le texte des réponses de vos clients : il lit l'objet et le texte des seuls messages dont l'expéditeur est une adresse enregistrée sur l'une de vos fiches ; les autres messages ne sont pas ouverts, et le message reste « non lu » dans votre messagerie. Les pièces jointes ne sont ni lues ni conservées ; la partie citée du message précédent est retirée. Ce texte n'est jamais transmis à un modèle d'intelligence artificielle. Vous pouvez désactiver cet affichage, boîte par boîte, dans Paramètres → Ma boîte mail : VILEVO ne lit alors plus que l'adresse de l'expéditeur et la date. Pour les données de vos clients contenues dans ces messages, VILEVO agit sur vos instructions, en qualité de sous-traitant (article 15 des Conditions Générales de Vente).
Sans boîte connectée, vos devis et relances partent d'une adresse VILEVO, en affichant le nom de votre entreprise. Votre client voit donc une adresse qui n'est pas la vôtre. Avec votre boîte connectée, le message part réellement de votre adresse : votre client vous répond directement, et l'envoi est authentifié par votre propre domaine.
VILEVO n'envoie que les messages que vous avez vous-même déclenchés depuis l'application : un devis, une facture, une relance que vous validez à l'écran, ou une relance programmée que vous avez activée. VILEVO n'envoie jamais de message de sa propre initiative, ni à vos contacts, ni à qui que ce soit d'autre.
Une copie du message est déposée dans vos « Messages envoyés », afin que vous le retrouviez dans votre messagerie comme n'importe quel courrier que vous auriez écrit. C'est la seule écriture que VILEVO effectue dans votre boîte.
VILEVO ne peut ni supprimer, ni classer, ni modifier quoi que ce soit dans votre messagerie, ni lire vos messages envoyés, ni accéder à vos brouillons.
Des messages reçus : un journal de rapprochement, contenant l'adresse de l'expéditeur, la date du message, la fiche prospect associée le cas échéant, et la décision prise. Ce journal ne comporte aucune colonne pouvant accueillir un objet ou un contenu de message — et pour cause : la lecture ne réclame que l'enveloppe du message, jamais son contenu. Vous pouvez le consulter à tout moment dans Paramètres → Ma boîte mail.
Tant que l'affichage des réponses est actif, l'objet et le texte de ces seules réponses sont conservés avec la fiche du client (onglet Échanges), et supprimés avec elle ou avec votre compte.
Des messages que vous envoyez : un journal d'envois, contenant le destinataire, les personnes en copie, la date, l'objet et le corps du message, ainsi que son succès ou son échec. Ce journal existe pour que vous sachiez à qui vous avez écrit sans avoir à ouvrir votre messagerie ; vous le consultez dans Relances → Relances envoyées. Il s'agit de messages que vous avez vous-même rédigés et déclenchés, non de courriers lus dans votre boîte.
L'utilisation par VILEVO des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use).
En particulier :
Google propose une autorisation sans mot de passe, et VILEVO l'utilise. Les autres fournisseurs — Orange, Free, SFR, La Poste, OVH, ou l'hébergeur de votre nom de domaine — n'offrent pas cette possibilité : la seule voie normalisée est le protocole IMAP, qui exige un identifiant et un mot de passe. Nous vous le disons franchement plutôt que de le laisser découvrir au moment de la saisie.
Ce que VILEVO lit. L'adresse de l'expéditeur et la date de réception
des messages de votre boîte de réception. Techniquement, VILEVO ne demande au serveur que
l'enveloppe du message (commande IMAP ENVELOPE), jamais son corps. L'objet n'est
ni demandé, ni reçu, ni conservé. Seule exception, désactivable (§ 5.1) : les réponses de
vos clients, dont VILEVO lit l'objet et le texte quand l'expéditeur est une adresse enregistrée sur
une fiche, sans les marquer comme lus. VILEVO ne supprime, ne déplace ni ne marque aucun message. Les
seules opérations d'écriture sont celles décrites au § 5.1 : l'envoi des messages que vous
déclenchez depuis l'application, et le dépôt de leur copie dans vos « Messages envoyés ».
Votre mot de passe. Il est nécessaire au fonctionnement du protocole. Nous le traitons en conséquence :
Notre recommandation. Lorsque votre fournisseur propose un mot de passe d'application — c'est le cas d'Orange, Gmail, Yahoo et iCloud — utilisez-le plutôt que le mot de passe de votre compte. Il ne donne accès qu'à la messagerie, et se révoque chez votre fournisseur sans toucher au reste de votre compte. VILEVO le détecte et vous l'indique au moment de la connexion. Lorsque le fournisseur n'en propose pas, c'est le mot de passe de la messagerie qui est utilisé : c'est une limite du fournisseur, pas un choix de VILEVO.
Les engagements d'usage limité énoncés ci-dessus — pas d'intelligence artificielle, pas de publicité, pas de revente, pas de consultation humaine — s'appliquent à l'identique aux messageries connectées en IMAP.
À tout moment, sans justification et sans conséquence sur le reste du service :
Dans les deux cas, VILEVO cesse immédiatement toute lecture. Les fiches déjà marquées « client a répondu » ne sont pas modifiées : elles vous appartiennent.
Ces durées sont celles de l'article 11 des Conditions Générales de Vente.
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
Pour exercer ces droits :
Nous vous répondons sous 30 jours maximum. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
VILEVO utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service :
Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du service et ne nécessitent pas votre consentement préalable. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni de tracking marketing.
Cette politique peut être mise à jour pour refléter des changements légaux ou techniques. La date en haut de page indique la dernière modification. Toute modification substantielle vous sera notifiée par email.
Pour toute question relative à vos données :
Email : contact@vilevo.fr