La question revient à chaque discussion avec un artisan : « De toute façon, la paperasse, ça me prend deux heures le dimanche. » Deux heures, ce n'est rien. Sauf que ce n'est jamais deux heures, et que le coût ne se mesure pas en heures.
Le calcul que personne ne fait
Prenons un artisan seul qui facture 45 € de l'heure. Sur un mois classique, l'administratif se répartit à peu près comme ceci :
- Rédaction et mise en forme des devis : 2 h
- Relances des devis sans réponse : 1 h 30
- Classement des factures fournisseurs : 1 h 30
- Ressaisie d'un outil à l'autre : 1 h
Six heures. À 45 € de l'heure, cela fait 270 € de chiffre d'affaires non réalisé. Mais c'est le calcul naïf.
Ce que le calcul naïf oublie
Le devis qu'on n'a pas relancé
C'est le coût invisible, et de loin le plus lourd. Un devis relancé au bon moment aboutit nettement plus souvent qu'un devis oublié. Sur dix devis envoyés dans le mois, si deux se perdent faute de relance, ce ne sont pas des heures qui disparaissent : ce sont des chantiers.
Le coût de l'administratif ne se mesure pas au temps passé, mais aux affaires qu'on n'a pas eu le temps de conclure.
La fatigue du soir
Une heure de saisie après une journée de chantier ne vaut pas une heure de travail normale. Elle est plus lente, plus sujette aux erreurs, et elle se paie le lendemain.
Ce qu'on peut récupérer
Tout n'est pas automatisable, et il faut se méfier de ceux qui le promettent. Mais trois postes se réduisent presque à zéro sans changer de métier :
- La mise en forme des devis, dès lors qu'on travaille depuis une bibliothèque d'ouvrages plutôt que d'un modèle Word.
- Les relances, si elles sont programmées et rédigées automatiquement — à condition de garder la validation avant envoi.
- La saisie des factures fournisseurs, que l'extraction automatique traite en quelques secondes.
Reste la partie qui demande votre jugement : chiffrer un chantier, arbitrer un prix, décider quoi répondre à un client difficile. Celle-là, aucun logiciel ne devrait prétendre la faire à votre place.